Tìm kiếm

Cách tiết kiệm trong quản lý tài liệu

Cách tiết kiệm trong quản lý tài liệu


We are searching data for your request:

Forums and discussions:
Manuals and reference books:
Data from registers:
Wait the end of the search in all databases.
Upon completion, a link will appear to access the found materials.

Ngày bạn tự hỏi bao nhiêu tài liệu bạn sẽ tìm ra bao nhiêu bạn có thể tiết kiệm và xanh hơn trong lĩnh vực này. Chúng tôi không nói về tem doanh thu hoặc thuế nói chung, đó là một vấn đề hóc búa khác, nhưng chi phí sản xuất và sự quản lý của bất kỳ tài liệu (hóa đơn, hóa đơn, phiếu xuất kho ...) từ khi nó được tạo ra (chúng tôi làm bằng Word hoặc Pdf để đơn giản) cho đến khi nó được nộp ở một nơi nào đó, thường ở dạng giấy vì luật muốn như vậy.

Chà, sản xuất và quản lý một tài liệu từ đầu đến cuối chi phí rất nhiều, nhiều hơn tưởng tượng và thường nhiều hơn giá trị thực liên quan đến tài liệu tương tự. Đó là một chi phí đè nặng lên các công ty và cơ quan quản lý nhà nước, điều này chắc chắn sẽ rơi vào các cá nhân, khách hàng hoặc người dùng. Nó cũng là một chi phí môi trường vì nó sản xuất thiếu thận trọng và tồi quản lý của các tài liệu chúng là nguồn gây ô nhiễm và tiêu thụ nguyên liệu thô.

Trong một công ty, quản lý của quy trình tài liệu, đó là quản lý tài liệu, là một trong những lĩnh vực có tiềm năng lớn nhất về tiết kiệm năng lượng, hiệu quả và bền vững môi trường. Tiết kiệm năng lượng có thể đạt được bằng cách hợp lý hóa đội máy in hoặc thay thế chúng bằng các thiết bị tiêu tốn ít năng lượng hơn; hiệu quả với việc áp dụng các quy trình và công cụ giúp đơn giản hóa quản lý tài liệu (ví dụ: họ giảm số lượng bản in); bền vững môi trường, ngày càng trở thành nghĩa vụ đối với các công ty, với việc áp dụng các chính sách công ty xanh.

Nếu chúng ta nghĩ về nó, chúng ta nhận ra rằng đây là những điều mà chúng ta đều biết, vấn đề là các công ty (nhưng chúng ta cũng nói về quản lý công) gặp khó khăn trong việc thiết lập các mục tiêu xanh và phân tích các tác động môi trường của quản lý tài liệu, bao gồm tiêu thụ và tái chế năng lượng. Nói chung, ngay cả những quy trình chiến lược nhất cũng không được giám sát và chúng tôi dựa vào sự nhạy cảm của các cá nhân: 'in hai mặt' là lời khuyên khôn ngoan nhất nhưng chỉ một mình thôi là chưa đủ.

Những cân nhắc này được bao gồm ví dụ trong 'Chỉ số quản trị tài liệu Ricoh 2012', Nghiên cứu mà Ricoh dành hàng năm cho chủ đề quản lý tài liệu đặc biệt quan tâm đến vấn đề bền vững môi trường. Theo Ricoh, định hướng xanh không phải là mới, nhưng khoảng cách về quản lý tài liệu thường không cho phép bạn nắm lấy cơ hội của một quản lý tài liệu tiết kiệm và thân thiện với môi trường.

Đối với các công ty muốn giảm chi phí và tác động đến môi trường của quản lý tài liệu, Ricoh đã tung ra Chương trình tối ưu hóa tính bền vững, một con đường được phát triển để làm cho việc quản lý tài liệu bền vững bằng cách giảm tác động môi trường và chi phí của các quá trình này. Kết quả mà các công ty thu được đã được định lượng và chứng nhận. Khách hàng được cấp giấy chứng nhận so sánh tình hình khởi đầu với tình hình sau khi thực hiện dự án và chứng nhận việc giảm thiểu tác động môi trường.



Video: Phương Pháp Quản Lý Tài Chính Cá Nhân (Tháng Sáu 2022).